Studija slučaja

Sanacija fizičkog arhiva u Poljoprivrednoj zadruzi Agraria Koper

S otežanim nadzorom nad upravljanjem i pohranom papirnatih dokumenata susreću se mnogobrojne organizacije. Često nemaju odgovarajuće arhivske prostore ili oni nisu odgovarajuće uređeni, nitko im ne posvećuje pozornost, dokumenti se odlažu nesistematično, a evidencija o pohranjenom materijalu ne postoji. To s vremenom dovodi do otežanog pretraživanja dokumenata ili još gore – do gubitka ključnih poslovnih dokumenata što može usporiti ili čak ugroziti poslovanje organizacije. Sa sličnim problemima donedavno se suočavala i Poljoprivredna zadruga Agraria Koper, druga najveća poljoprivredna zadruga općenitog tipa u Sloveniji po otkupu voća i povrća.

PZ Agraria već od 1947. godine spaja uzgajivače svježeg voća i povrća iz triju obalnih općina i danas zapošljava više od sto ljudi. U svojem svakidašnjem poslovanju svakodnevno se susreću s većom količinom različite papirnate dokumentacije koju čuvaju u vlastitim arhivskim prostorima u svojoj poslovnoj zgradi.

Danas su ti arhivski prostori odgovarajuće uređeni, ali to nije uvijek bilo tako. U tri ureda bez plana i popisa odlagali su se papirnati dokumenti (računovodstvena i kadrovska dokumentacija, ugovori, dokumentacija o nekretninama…), ali i otpisana računala i zasloni. Rezultat takve (ne)uređenosti bilo je teško i dugotrajno traženje dokumenata, a osim toga, nitko nije imao pregled nad onim što pohranjuju. Alenka Teraž iz PZ-a Agraria sjeća se kako je neke dokumente bilo nemoguće naći.

Neuređenost starog arhiva uzrokovala je nevolje

Arhivski prostor prije sanacije

Prema članku 14. Zakona o Fondu poljoprivrednih zemljišta i šuma Republike Slovenije, koji se tiče uređivanja imovinskih odnosa između Fonda i vlasnika poljoprivrednih zemljišta, PZ Agraria Koper nedavno je morala početi s aktivnostima dokazivanja vlasništva nad svojim zemljištima. Budući da pregleda nad dokumentacijom u arhivu nije bilo, traženje dokumenata koji su osnova za dokazivanje vlasništva bilo je iznimno teško i dugotrajno.

U PZ-u Agraria Koper inače su već dulje vrijeme bili svjesni neuređenosti arhiva, a navedena situacija bila je povod za korjenitu promjenu. Vršitelj dužnosti direktora Zadruge, Robert Fakin, bio je glavni inicijator da svoje fizičke arhive urede i ubuduće izbjegnu takvu situaciju. Donijeli su odluku da sanaciju svojega fizičkog arhiva povjere Mikrocopu.

Pri sanaciji arhiva prepustili su se Mikrocopovim stručnim savjetima

Arhivski prostor nakon sanacije

Dokumentaristi, naši stručnjaci za rad s dokumentacijom, pregledali su postojeće stanje arhivskih prostora u Zadruzi, napravili popis cjelokupnog materijala i predložili novo uređenje. „Pri sanaciji arhiva prepustili smo se savjetima Mikrocopa, vjerovali smo u stručnost njihovih suradnika”, govori Alenka Teraž.

Sanacija je tekla vrlo glatko, dokumentacija se sada sistematično pohranjuje u registratorima u trima odvojenim prostorijama, pri čemu je za svaku prostoriju izrađen detaljan popis materijala. Za vrijeme sanacije identificirano je oko 5000 registratora s dokumentacijom. Nakon završene sanacije petinu materijala mogli su odmah sigurno uništiti jer je bila riječ o materijalu koji im više nije bio potreban i zakonski ga više nije bilo potrebno čuvati. Tako su se uređenjem arhivskih prostora i izdvajanjem materijala oslobodili dovoljni kapaciteti i za povećanje materijala u budućnosti.

Što god danas traže, to i nađu

Nakon izvršene sanacije arhivski su prostori uredni, čisti, a sva arhivirana dokumentacija dostupna je u najkraćem mogućem vremenu. Za daljnju uređenost te sigurnost i pristupačnost arhivskim prostorima i materijalu savjesno se brinu, a zaposlenici arhivu mogu pristupiti samo u pratnji skrbnika arhiva.

Detaljnim popisom materijala osigurali su i poštovanje arhivskih rokova i pravodobno uništenje materijala nakon njihova isteka. Izdvajanje materijala provodi se jednom godišnje i u suradnji s Mikrocopom koji se brine za sigurno uništenje materijala. Istodobno u PZ-u Agraria jednom godišnje u arhiv dodaju i novonastalu dokumentaciju koju tijekom godine zaposlenici pohranjuju u praktičnim arhivima u uredima. Pritom pripremaju i popis materijala koji je nanovo dodan u arhiv. Time je osigurano da se u arhivu nalazi samo važeća dokumentacija. „Vrlo smo zadovoljni Mikrocopovom uslugom. Reakcija je uvijek brza i profesionalna, a usluga kvalitetna“, dodaje Alenka Teraž.

Nazad

Postanite bespapirno poduzeće

Do bespapirnog poslovanja u Mikrocopu vodimo vas u četiri koraka: