Studija slučaja

Bespapirno upravljanje primljenim računima u grupi Avtotehna

Grupa Avtotehna uvela je procesno rješenje za upravljanje primljenim računima, ključno područje u kojem su željeli povećati učinkovitost i uspostaviti veći nadzor nad dokumentima. S uvođenjem su najprije počeli u poduzeću Avtera.

Velik dio poslovanja grupe Avtotehna odnosi se na trgovačku djelatnost u kojoj su primljeni računi najveći udio primljenih dokumenata, a time i jedan od ključnih poslovnih procesa. Središnji cilj obnove procesa upravljanja primljenim računima bio je povećati učinkovitost organizacije rada te u što većoj mjeri objediniti i standardizirati provedbu procesa na razini grupe. Grupa Avtotehna prihvatila se obnove i informatizacije procesa upravljanja primljenim računima u suradnji s Mikrocopom.

Dugotrajno klasično upravljanje računima

S obnovom procesa najprije su počeli u poduzeću Avtera. Prije uvođenja rješenja za bespapirno poslovanje upravljali su primljenim računima na klasičan način koji je poznat u većini organizacija. Kad bi primljeni račun stigao u poduzeće i kad bi ga upisali u odgovarajuću evidenciju, u papirnatom obliku počeo bi svoje putovanje unutar poduzeća. „U praksi je to značilo da smo za likvidaciju računa u papirnatom obliku trebali i više od tjedan dana“, objašnjava Grega Vrhovnik, tehnički direktor poduzeća Avtera.

„Upravljanje računima u papirnatom obliku teško je, dugotrajno i skupo. Zbog velike količine dokumenata troši se mnogo vremena na distribuciju, traženje i razmjenu dokumenata te na organizaciju i arhiviranje dokumenata. Pritom nastaje nepregledan broj kopija pojedinih dokumenata, a nad tokom papirnatih dokumenata praktički je nemoguće uspostaviti odgovarajući nadzor, što uzrokuje dodatne zastoje u procesu. Ponekad se neki dokument i izgubi“, dodaje.

Nakon obnove otklonjena je većina problema

Obnovom i optimizacijom procesa te uporabom rješenja za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima većina navedenih problema u Avteri uspješno je otklonjena. U poduzeću su postavljena mjesta obuhvata na kojima sada sve račune koje dobiju u papirnatom obliku skeniranjem odmah pretvaraju u elektronički oblik i prosljeđuju ih u Mikrocopovo procesno rješenje. Od tamo nadalje proces likvidacije primljenih računa teče automatizirano i u skladu s prethodno određenim pravilima, a nakon završetka procesa dokumenti se na sigurno pohranjuju u certificirani sustav e-pohrane.

Brže i sigurnije poslovanje

Pozitivni učinci novoga načina upravljanja dokumentima bili su brzo zamjetljivi. Procesi likvidacije osjetno su kraći i sada u prosjeku traje od 2 do 4 dana. „Za nas je to ključno, jer optimizacijom plaćanja dobavljačima iskorištavamo dodatne popuste te i na taj način povećavamo profitabilnost poslovanja“, objašnjava Vrhovnik. Uveli su i učinkovitu kontrolu procesa i dokumenata, čime su smanjili rizik od gubitka dokumenata. Veća je i sigurnost poslovanja, jer se sve aktivnosti u procesu bilježe u revizijskom tragu, a pristup dokumentima imaju samo ovlašteni korisnici. Pobrinuli su se i za sigurnu pohranu u skladu sa zakonom, jer se dokumenti čuvaju u Mikrocopovu certificiranom sustavu e-pohrane.

Dostupnost bilo kad i odasvud

Jedna je od prednosti uporabe Mikrocopova procesnog rješenja i u tome da je dostupno bilo kad i s bilo kojeg mjesta, jer je riječ o usluzi u oblaku. „To nam omogućuje da zaposlenici mogu obavljati aktivnosti u skladu sa svojim ulogama u poslovnom procesu i kad nisu u uredu. Za korištenje informacijskom uslugom u oblaku odlučili smo se prije svega s aspekta optimizacije troškova poslovanja. Izabrani poslovni model omogućio nam je da počnemo s bespapirnim poslovanjem bez većih početnih investicija, a opseg korištenja uslugom možemo po želji prilagoditi našim tekućim potrebama“, objašnjava sugovornik.

Nakon uspješnog uvođenja rješenja za bespapirno poslovanje u poduzeću Avtera nastavlja s uvođenjem u drugim poduzećima u grupi. „Time se postupno približavaju konačnom cilju, a to je što ujednačeniji i standardizirani proces na razini grupe“, objašnjava Vrhovnik. Mnogobrojne prednosti koje donosi bespapirno poslovanje u grupi Avtotehna pokušat će još više iskoristiti proširenjem na druge vrste dokumenata. „Konačni je cilj postići brže reakcije i što učinkovitije poslovanje uz manje troškova na svim razinama gdje je to moguće“, još dodaje sugovornik.

Nazad

Postanite bespapirno poduzeće

Do bespapirnog poslovanja u Mikrocopu vodimo vas u četiri koraka: