Savjetovanje

Sistemsko uređenje fizičke pohrane

Uz sve veći opseg dokumenata i sadržaja koji nastaju u poslovanju često se susrećemo s potrebom za cjelovitim uređenjem pohrane raznovrsnih materijala. U suradnji s vama pripremamo potrebne temelje za uređenje procesa arhiviranja, sastavljamo popis materijala, fizički uređujemo arhiv i brinemo se za uništenje materijala s prošlim rokom čuvanja. Uređen i sa zakonom usklađen arhiv papirnatih dokumenata možemo prema načelu „ključ u ruke” uspostaviti kod vas ili u arhivskom centru Mikrocop.

Podupiremo vas na putu prema bespapirnom poslovanju – primjenjujemo vrlo uspješne metodološke pristupe potvrđene u praksi, a našu ekipu savjetnika čine iskusni stručnjaci različitih profila. Obratite nam se.

Miha Čebron, poslovni tehnolog u Mikrocopu

Kako se provodi sustavno uređivanje pohrane?

Popis dokumentacije odnosno arhivskih jedinica

Uspostava jedinstvene evidencije o gradivu u arhivu

Izrada pravilnika o arhiviranju i klasifikacijskog plana

Priprema popisa materijala za nadležne institucije

Odabir arhivskog gradiva za predaju nadležnim institucijama

Priprema materijala za predaju nadležnim institucijama

Uređen i sa zakonom usklađen arhiv

 


Popis dokumentacije odnosno arhivskih jedinica u koje spremate dokumentaciju (kutije, registratori, mape itd.) obuhvaća i određivanje indeksa popisa (tzv. metapodataka, kao što su ime materijala, vrsta materijala, datum nastanka materijala, rok čuvanja itd.) i opremanje arhivskih jedinica unikatnim bar-kodovima koji sadržavaju odabrane metapodatke.

Popis u pravilu izrađuje više arhivskih djelatnika istodobno, zato na kraju sve nastale evidencije moramo spojiti u jedinstvenu, središnju evidenciju. Takvo uspostavljanje jedinstvene evidencije o gradivu kojeg čuvate u arhivu obuhvaća i provjeru podataka, nadopunu mogućim podatcima koji nedostaju i otklanjanje prepoznatih nepravilnosti u popisu (na primjer ako metapodatke nije moguće zahvatiti iz arhivske jedinice jer na registratoru nije zapisan sadržaj, pregledamo sadržaj pojedine arhivske jedinice i odredimo odgovarajuće arhivske podatke.

Ako još nemate pravilnik o arhiviranju i klasifikacijski plan, u okviru savjetovanja pripremit ćemo vam odgovarajuće prijedloge dokumenata i dati vam ih na pregled i potvrdu. A ako ste već usvojili pravilnik o arhiviranju i imate klasifikacijski plan, provjerit ćemo njihovu aktualnost i točnost te prema potrebi pripremiti prijedloge novih verzija.

Nakon ostvarenja pravilnika o arhiviranju i klasifikacijskog plana slijedi priprema popisa gradiva za nadležne institucije. U skladu s područnim zakonodavstvom, javnopravne osobe mjerodavnom nadležnim institucijama moraju osigurati pregled dokumentacije te jim poslati podatke koje treba za vođenje evidencija o arhivskom gradivu. U skladu s time, mjerodavnom arhivu na njegov ćemo poziv poslati popis materijala i zahtjev za izdavanje uputa za odabir arhivskog gradiva.

Mjerodavni arhiv na osnovi poslanog popisa odredit će arhivsko gradivo koju mu moramo predati na čuvanje. Na osnovi pismenih stručnih uputa za odabir arhivskog gradiva iz dokumentacije najprije ćemo provesti fizičko izdvajanje materijala iz vašeg arhiva.

Nakon toga slijedi priprema materijala za predaju nadležnim institucijama koja obuhvaća izradu detaljnog popisa, samu pripremu materijala (uklanjanje spajalica, plastičnih omota, ljepljivih traka itd.), slaganje materijala u odgovarajuće kutije te dostava i predaja materijala mjerodavnom arhivu. Predaju potvrđujemo zapisnikom o dostavi i preuzimanju.

Rezultat je savjetovanja uspostavljen uređen i sa zakonodavstvom usklađen arhiv papirnatih dokumenata u kojem se nalazi samo još uvijek važeće gradivo.

 

 

Sanacija fizičkog arhiva u Poljoprivrednoj zadruzi Agraria Koper

S otežanim nadzorom nad upravljanjem i pohranom papirnatih dokumenata susreću se mnogobrojne organizacije. Često nemaju odgovarajuće arhivske prostore ili oni nisu odgovarajuće uređeni, nitko im ne posvećuje pozornost, dokumenti se odlažu nesistematično, a evidencija o pohranjenom materijalu ne postoji. To s vremenom dovodi do otežanog pretraživanja dokumenata ili još gore – do gubitka ključnih poslovnih dokumenata što može usporiti ili čak ugroziti poslovanje organizacije. Sa sličnim problemima donedavno se suočavala i Poljoprivredna zadruga Agraria Koper, druga najveća poljoprivredna zadruga općenitog tipa u Sloveniji po otkupu voća i povrća ...

Pogledajte studiju slučaja

Trebate li pomoć u postizanju zakonske usklađenosti ili osiguravanju usklađenosti zaštite osobnih podataka?

Obratite nam se

Postanite bespapirno poduzeće

Do bespapirnog poslovanja u Mikrocopu vodimo vas u četiri koraka: