Pohrana dokumenata

Pohrana papirnatih dokumenata

Iako većina poduzeća u poslovanju nastoji smanjiti opseg dokumenata u papirnatom obliku, često ih još nije moguće potpuno izbjeći. Ponekad količina dokumenata koje morate arhivirati zbog poslovnih ili pravnih razloga naraste do te mjere da treba uspostaviti uređeni arhiv dokumenata u papirnatom ili drugim pojavnim oblicima.

Pomažemo vam uspostaviti učinkovit nadzor nad upravljanjem i dugoročnom pohranom dokumenata i ostalih arhivskih medija. Obratite nam se.

Miha Čebron, poslovni tehnolog u Mikrocopu

Koji su najčešći izazovi s kojima su se susretale naše stranke?

  • Nedostatak (odgovarajućeg) prostora za arhiviranje dokumenata
  • Nedostatak stručno osposobljenih suradnika za upravljanje arhivom
  • Neuređena dokumentacija i evidencije koje nedostaju o dokumentaciji i rokovima čuvanja
  • Dugotrajno i povremeno neuspješno traženje dokumenata u fizičkom arhivu

Uredite i vi svoj arhiv tako da su vaši dokumenti sigurno arhivirani i uvijek dostupni, do isteka rokova pohrane. U Mikrocopu možemo organizirati arhiviranje na vašoj lokaciji, a možete se odlučiti i za arhiviranje u našim suvremeno opremljenim arhivskim centrima. Osiguravamo vam visoku razinu kvalitete i sigurnosti vaših dokumenata u skladu s važećim zakonodavstvom i međunarodno priznatim standardima.

 

Uređenje pohrane na vašoj lokaciji

Arhiv dokumentacije u fizičkom obliku mora biti uređen tako da osigurava nadzor nad arhiviranim dokumentima, njihovu preglednost i dostupnost te evidentiranje izdavanja dokumenata iz arhiva. Ako kod sebe želite uspostaviti uredan fizički arhiv, a nemate suradnika osposobljenih za upravljanje materijalima, možemo nastupati kao upravitelji materijala. Pomažemo vam i kod sistemskog uređivanja arhiviranja.

U okviru uređenja odnosno sanacije fizičkog arhiva u pravilu:

  • Uređujemo postojeće stanje
  • Uspostavljamo učinkovit sustav pohrane
  • Uspostavljamo učinkovitu arhivsku funkciju

U Poljoprivrednoj zadruzi Agraria Koper svakodnevno se susrećemo s većom količinom papirnate dokumentacije, koju čuvamo u vlastitim arhivskim prostorima. Danas su ti arhivski prostori odgovarajuće uređeni, a donedavno je određene dokumente povremeno bilo nemoguće pronaći. Sanacija fizičkog arhiva omogućila nam je nadzor nad dokumentima.

Poljoprivredna zadruga Agraria Koper

Uređenje postojećeg stanja

Kad pregledamo vaše arhivske prostore, pripremimo analizu pogodnosti i procjenu mogućih investicija za uređenje arhiva u skladu s minimalnim standardima materijalne zaštite dokumentacije:

  • Gradivo morate čuvati u odgovarajućim prostorima, opremi i klimatskim uvjetima
  • Gradivo morate osigurati od loma, požara, vode, bioloških, kemijskih, fizikalnih i ostalih štetnih utjecaja
  • Morate osigurati dostupnost gradiva ovlaštenim korisnicima tijekom cijelog trajanja čuvanja, što uključuje i čuvanje od gubitka
  • Morate osigurati cjelovitost gradiva, dakle njegovu nepromjenjivost, neokrnjenost i uređenost

Uspostavljanje sustava pohrane

  • Dokumentaciju u arhivu fizički uređujemo i detaljno popisujemo – tako uspostavljamo ažurnu evidenciju gradiva i cjelovit pregled nad njime
  • Gradivo klasificiramo i određujemo mu rokove pohrane, a gradivo s isteklim rokovima izdvajamo
  • Provjeravamo aktualnost i ažurnost vašeg pravilnika o arhiviranju i klasifikacijskog plana
  • U skladu s metodologijom popisa gradiva pripremamo i/ili nadopunjavamo pravila za provedbu funkcije arhiva (pravilnik o arhiviranju, klasifikacijski plan, upute) te ih uvodimo u uporabu
  • Uspostavljamo sustav trenutačnog izdvajanja i uništavanja gradiva s isteklim rokovima pohrane te nadzor nad uporabom gradiva (revizijski trag)

Uspostavljanje funkcije arhiva

Vaše suradnike koji sudjeluju u upravljanju i pohrani gradiva upoznajemo s novim pravilima i postupcima u svrhu održavanja uređenosti arhiva:

  • Provodimo edukaciju zaposlenika o postupanju s dokumentacijom u okviru koje ih upoznajemo s pravilima i uputama arhiviranja, sa svim internim aktima i mogućim dodatnim uputama
  • Uspostavljamo skrbništvo nad arhivskim prostorima (odgovorna osoba za arhiv)
  • Osiguravamo jedinstveno uređenje svih arhivskih prostora u skladu sa standardima materijalne zaštite dokumentacije
  • Uspostavljamo sljedivost gradiva (preuzimanje, izdavanje, posuđivanje pod nadzorom)

Arhiviranje u Mikrocop arhivskom centru

Alternativa uređivanju arhiviranja kod nas je pohrana vaše dokumentacije u Mikrocop arhivskom centru. Vaše dokumente organizirane u različite arhivske jedinice (registratore, mape, kutije, palete, gradivo na mikrofilmu ili mikrofišu) uređujemo i preuzimamo na čuvanje u našim suvremeno opremljenim arhivskim centrima gdje osiguravamo sigurnu dugoročnu pohranu i provodimo centralizirano upravljanje. To uključuje i popis gradiva, dodavanje dokumenata u tekuću zbirku, izdavanje gradiva prema vašoj narudžbi i sigurno uništavanje gradiva nakon isteka roka pohrane.

Predavanjem dokumentacije na čuvanje i upravljanje Mikrocopu povećavate učinkovitost poslovanja:

  • Povećavate preglednost nad dokumentacijom i osiguravate pravnu usklađenost arhiviranja gradiva
  • Omogućujete kontroliran pristup gradivu, koje je vašim suradnicima dostupno kad ga trebaju, a uporaba i izdavanje dokumenata iz arhiva dokumentirani su i pod nadzorom
  • Oslobađate prostor koji ste upotrebljavali za čuvanje dokumentacije te ga namijenite za izvođenje svoje djelatnosti, a ujedno ne trebate brinuti zbog povećanja količine dokumenata
  • Smanjujete operativne rizike – omogućujemo materijalnu zaštitu gradiva u odgovarajućim prostorima i uvjetima, a rizik za gubitak dokumenata zbog mogućih prirodnih i ostalih katastrofa postaje zanemariv
  • Osiguravate izdvajanje dokumentacije s isteklim rokovima pohrane i njezino sigurno uništenje

Popis dokumentacije

Prilikom preuzimanja dokumentacije na čuvanje predajete nam i evidencije o gradivu koje je predmet preuzimanja. Evidencije moraju sadržavati i pismene upute o rokovima pohrane za pojedinu vrstu dokumentacije. Ako ne raspolažete takvom evidencijom, popis dokumentacije provodimo sami – tako dobivamo sve informacije o vrstama i količini dokumentacije u vašem arhivu što utječe na odluku u vezi s načinom arhiviranja različitih vrsta dokumentacije ubuduće.

Dodavanje gradiva u tekuću zbirku

Kod nas možete čuvati gradivo i u zbirkama koje još nisu zatvorene. Tako ćemo vas rasteretiti od čuvanja većih količina papirnatih dokumenata i prije nego što je rad s njima potpuno završen. Dokumente u tekuće zbirke dodajemo i nakon preuzimanja gradiva.

Izdavanje dokumentacije

Dokumentaciju koju čuvate kod nas šaljemo vašim ovlaštenim korisnicima na osnovi pismenog zahtjeva. Gradivo vam možemo dostaviti u fizičkom ili elektroničkom obliku (skenirana kopija dokumenta), ovisno o vašim poslovnim potrebama.

Izdvajanje dokumentacije i sigurno uništenje dokumenata

Nakon isteka zakonski određenih rokova pohrane pobrinut ćemo se za sigurno uništenje papirnatih dokumenata i ostalih arhivskih medija (mikrofilmova, mikrofiša). Uništenje dokumentacije kojoj je istekao rok pohrane provodimo isključivo na osnovi potvrđenog naloga za uništenje koji ste potvrdili vi kao vlasnik dokumentacije. Tako osiguravamo da je u arhivu samo vaša važeća dokumentacija, a posljedično se troškovi čuvanja zbog povećanja količine dokumenata bitno ne povećavaju.

Ističemo da tako izabrano gradivo uništavamo sigurnosnim rezanjem – tako trajno sprječavamo pristup sadržaju dokumenata u kojima se nalaze važni poslovni ili osobni podaci jer tako uništene dokumente nije moguće obnoviti. Neovlašten pristup takvim podacima inače može uzrokovati popriličnu poslovnu štetu koja se odražava u izgubljenom povjerenju i smanjenom ugledu vašeg poduzeća u javnosti.

Želite li uspostaviti uređen i sa zakonom usklađen arhiv papirnatih dokumenata?

Obratite nam se

Postanite bespapirno poduzeće

Do bespapirnog poslovanja u Mikrocopu vodimo vas u četiri koraka: