Obuhvat dokumenata i podataka

Obuhvat i potvrda podataka

Vaši su podaci dragocjeni, a njihova se vrijednost još više poveća kad ih pretvorite u oblik pogodan za obradu i prikupite na jednom mjestu. Zato je osim polazne digitalizacije dokumenata jednako važan upravo obuhvat podataka u tim dokumentima – prema našem iskustvu tako možete prepoloviti troškove unosa u svoj informacijski sustav, a ujedno pritom smanjiti mogućnost grešaka. Povjerite nam obuhvat podataka iz svojih dokumenata: nestrukturirane podatke obuhvaćamo ručno, a ostale automatski putem namjenske programske i strojne opreme. A prije nego što počnete upotrebljavati tako obuhvaćene podatke, uvijek prvo provjerimo i potvrdimo njihovu kvalitetu.

Vašim dokumentima dodajemo vrijednost pretvarajući ih u upotrebljive informacije dostupne jednim klikom. Dosad smo već obradili više od milijarde dokumenata, a s kapacitetom obrade većim od 165 milijuna dokumenata na godinu i mnogobrojnim referentnim korisnicima vodeći smo ponuđač digitalizacije u regiji. Obratite nam se.

Gorazd Zajc, poslovni tehnolog u Mikrocopu

Što obuhvaća digitalizacija dokumenata u Mikrocop servisnim centrima?

Preuzimanje
dokumenata

Priprema
dokumenata

Obuhvat
dokumenata

Obuhvat
podataka

Kontrola
kvalitete

Elektroničko
arhiviranje

Uništenje nakon
izteka roka pohrane

 

Obuhvaćamo sve vrste podataka iz svih vrsta dokumenata

Podaci na računima

Primljeni računi u većini su poduzeća najbrojniji dokumenti, s kojih se svakodnevno prepisuju podaci. Od primitka do potvrde, knjiženja, plaćanja i arhiviranja računa često se previše vremena posvećuje traženju povezanih dokumenata, kao što su zahtjevi za nabavu, narudžbenice i ugovori, te razmjeni i arhiviranju dokumenata. Likvidacija primljenog računa tako može trajati i više od tjedan dana.

U Mikrocopu vam pomažemo znatno skratiti to vrijeme: najprije uspostavimo odgovarajuće pretvaranje računa iz papirnatog u elektronički oblik, dodamo račune koji su već izvorno u elektroničkom pojavnom obliku (e-SLOG ili PDF) te s računa obuhvaćamo podatke za vaše evidencije – knjigu primljene pošte, knjigu primljenih računa ili vaš ERP sustav. Moguće greške, na primjer nedostatak poreznog broja, u pravilu otkrijemo već na početku procesa, a ne tek u fazi knjiženja. Podaci su dostupni svima koji ih trebaju, a vi u svakom trenutku znate kod koga se i u kojoj fazi likvidacije račun nalazi. I najvažnije, provedbu procesa sad možete mjeriti u satima.

Podaci u anketama

Povratna informacija stranaka od ključne je važnosti kad želite poboljšati svoju ponudu, identificirati moguće rupe u procesima i otkloniti greške. Zato se stranke često poziva na popunjavanje ankete.

Ako i sami primjenjujete ankete, znate koliko je dugotrajna obrada odgovora kad su oni u papirnatom obliku, posebno kad je riječ o većoj količini. A obradu možete ubrzati – povjerite nam obuhvaćanje podataka iz anketa. Podatke ćete dobiti brzo i u obliku koji će vam omogućiti učinkovitiju obradu i analizu.

Podaci u ugovorima

Ugovori su vjerojatno najvažnija i u pravilu najosjetljivija vrsta dokumenata u svakom poduzeću. Pristup ugovoru je ograničen, a pravodoban pristup podacima iz ugovora, priloga i aneksa ugovorima zato je često dugotrajan i logistički zahtjevan.

To možete izbjeći ako se odlučite na obuhvat podataka u ugovorima. Pritom vam možemo pomoći i, što je vjerojatno još važnije, predložiti kako strukturirati ugovore tako da podatke možemo zahvaćati brže, preciznije i jeftinije. Podaci će vam biti dostupni tamo gdje ih trebate – u vašim poslovnim procesima, onda kad morate usvojiti odluku.

Podaci na pristupnicama

Popunjena pristupnica ili zahtjev obično predstavlja početak novog ili produbljenje postojećeg poslovnog odnosa. Vjerojatno ste mnogo uložili u dobivanje (nove) stranke, zato je važno da podatke s pristupnica brzo i precizno prenesete u svoj informacijski sustav te da što prije počnete surađivati sa strankom.

U Mikrocopu znamo učinkovito obuhvatiti podatke, potvrditi njihovu kvalitetu te ih prenijeti u ciljani informacijski sustav. A možemo vam pomoći i kod strukturiranja zahtjeva i pristupnica kako biste postigli optimalan omjer između brzine, kvalitete i cijene zahvaćanja podataka.

Podaci u odštetnim zahtjevima

Kažu da nevolja nikad ne spava, zato su odštetni zahtjevi (osim računa) vjerojatno najbrojniji dokumenti u osiguravajućim kućama. Zbog njihova broja ručna obrada često je dugotrajna, a upravo je brzina reakcije u trenutku nevolje osiguranika jedna od najvažnijih komparativnih prednosti osiguranja.

Budući da su odštetni zahtjevi u pravilu strukturirani dokumenti, preporučujemo strojni obuhvat podataka i njihov trenutačni uvoz u vaš informacijski sustav. Zbog važnosti procesa prijave štete i realizacije osiguranja poseban naglasak stavljamo na provjeru kvalitete podataka.

Želite li svoje dokumente pretvoriti u upotrebljive informacije dostupne jednim klikom?

Obratite nam se

Postanite bespapirno poduzeće

Do bespapirnog poslovanja u Mikrocopu vodimo vas u četiri koraka: