Dobra praksa

Zaštita dokumenata i informacija – koliko je siguran vaš ured?

  06. 01. 2020

Zaštita dokumenata i informacija od presudnog je značaja za suvremeni način rada, budući da u uredu svakodnevno postoji sve više rizika. Međutim, pružanje usluga informacijske sigurnosti nije lako; potrebno je razmišljati o računalima, mobilnim uređajima, usmjerivačima, wi-fi mrežama; bilo koji novi uređaj koji se povezuje na Internet predstavlja potencijalnu ulaznu točku napada. Jedan od uređaja koji često previdimo je uređaj koji koristimo svakodnevno - pisač ili multifunkcijski uređaj.

Često je problem vrlo banalan: zaboravimo s ladice pisača ili multifunkcijskog uređaja pokupiti povjerljivi dokument koji smo ispisali. Tamo ga bilo tko može vidjeti i (u najgorem slučaju) s njegovim sadržajem upoznati drugu, neovlaštenu osobu. Na taj način ispisani dokument postaje izvor otkrivanja poslovno osjetljivih informacija.

 

  • 67 % tvrtki će vrlo vjerojatno ažurirati svoju metodu zaštite dokumenata u sljedećih godinu ili dvije
  • 72 % tvrtki upoznato je sa slučajevima nestanka dokumenata bilo kod njih ili kod drugih tvrtki

Izvor: Canon Office Insights 2018 CEE (na slovenskom)

 

Znatno veći rizik predstavlja povezivanje pisača i multifunkcijskih uređaja s našim poslužiteljima datoteka, poslužiteljem pošte i aktivnim imenikom, a zbog toga su ovi uređaji u zadnje vrijeme česta meta sofisticiranih napada negativaca.

Ako prvi rizik možemo prevladati samo redovitim informiranjem i educiranjem korisnika, svjesni da nikada nećemo moći otkloniti mogućnosti zlouporabe u cijelosti, u drugom slučaju možemo učinkovito spriječiti negativce da dođu do povjerljivih dokumenata i informacija.

Ono što trebamo je veza između našeg multifunkcijskog uređaja sa sustavom za upravljanje dokumentima InDoc EDGE, kojeg je razvila tvrtka Mikrocop i ima već postavljene zadane mehanizme za zaštitu informacija. Kada jednostavno korištenje InDoc EDGE na samom multifunkcijskom uređaju postane dio svakodnevne brige o informacijskoj sigurnosti, uspješno smo ograničili opseg štete kao posljedice prodora u naš informacijski sustav preko multifunkcijskog uređaja.

 


Kako to funkcionira u praksi?

Korisnik se na multifunkcijski uređaj prijavi pomoću PIN-a u sustav za upravljanje dokumentima InDoc EDGE, u kojem s obzirom na prethodno dodijeljena prava može vidjeti dostupne profile i opcije za skeniranje. Nakon što skenira postavljeni dokument, šalje ga direktno u sustav za upravljanje dokumentima na server ili na oblak. Vrlo važno: na ovom putu nema posredničkih lokacija za odlaganje dokumenata, kao što su lokalne mape računala, naši mrežni diskovi ili elektronska pošta, koji također predstavljaju rizik za neovlašteni pristup i curenje informacija.

Sustav za upravljanje dokumentima InDoc EDGE opremit će skenirani dokument s potrebnim podatcima za kasnije pretraživanje i korištenje, dodat će korisnički ID i automatski pokrenuti potrebni proces.

 


Koje su prednosti spajanja multifunkcijskog uređaja sa sustavom za upravljanje dokumentima?

Sa sustavom za upravljanje dokumentima InDoc EDGE kojem pristupamo izravno preko multifunkcijskog uređaja Canon brinemo o potrebnoj razini sigurnosti. Personaliziranim skeniranjem ubrzavamo cjelokupan postupak i osiguravamo revizijski trag dokumenata u certificiranom sustavu za upravljanje dokumentima i dugoročnu e-pohranu.

1. Bolja zaštita mreže i uređaja povećava sigurnost

Mrežu učinkovito štitimo i na način da dopuštamo spajanje na uređaj samo poznatim uređajima, kao i s barem jednim akreditacijskim mehanizmom poput PIN-a, beskontaktne kartice i sl. Na taj način podižemo razinu informacijske sigurnosti u tvrtki.

2. Povjerljivost informacija i pravna usklađenost

Korištenjem sustava za upravljanje dokumentima InDoc EDGE povećavamo povjerljivost poslovno osjetljivih informacija i pravnu usklađenost poslovanja. Dokumente nakon skeniranja ne odlažemo u lokalne mape, na mrežne diskove ili dijelimo e-poštom, nego ih korištenjem namjenske aplikacije na multifunkcijskom uređaju Canon spremamo izravno u sustav za upravljanje dokumentima InDoc EDGE.

3. Pristup dokumentima koje je moguće pratiti

Dokumenti u sustavu za upravljanje dokumentima InDoc EDGE lako su dostupni onima koji imaju potrebna prava, dok im drugi ne mogu pristupiti. Svaki pristup i eventualno dijeljenje dokumenta s ovlaštenim korisnicima bilježi se u revizijskom tragu, što nam omogućuje potrebnu preglednost našega poslovanja.

S tehnologijom za učinkovitu zaštitu dokumenata i informacija koju omogućuje Canon u kombinaciji sa snažnim pisačima i multifunkcijskim uređajima i Mikrocop s certificiranim sustavom za upravljanje dokumentima InDoc EDGE, sigurnost će postati središnja točka svega što radimo unutar ureda ili izvan njega. Sigurno, personalizirano, jednostavno.


Nazad

Postanite bespapirno poduzeće

Do bespapirnog poslovanja u Mikrocopu vodimo vas u četiri koraka: