Dobra praksa

Očekujemo li previše od bespapirnog poslovanja?

  07. 05. 2018

Kao ponuđači rješenja za bespapirno poslovanje obećavamo smanjenje troškova, povećanje učinkovitosti i osiguranje usklađenosti poslovanja. A možemo li ta obećanja i ispuniti?

Digitalizacija poslovanja poduzećima omogućuje postizanje konkurentskih prednosti ako je planski provode. S njom se na ovaj ili onaj način susreću svi jer to od njih očekuju njihove stranke koje posluju elektronički, poslovni partneri, koji izdaju narudžbenice i račune u elektroničkom obliku i državne institucije koje sve više potiču bespapirno poslovanje.

Istodobno se papira ne mogu u cijelosti odreći jer najvjerojatnije svi još ne posluju bespapirno. Rezultat je kombinacija dokumenata u papirnatom obliku, u pravilu raspršenih na različitim lokacijama ili poslovnim jedinicama i elektroničkih dokumenata u različitim informacijskim sustavima.

Niži troškovi poslovanja

Prvi korak prema bespapirnom poslovanju zato poduzeća često učine upravo u području upravljanja dokumentima. Digitalizacija dokumenata povećava njihovu vrijednost, omogućuje učinkovitije upravljanje i otvara prilike za informatizaciju i automatizaciju poslovnih procesa. Osim ishodišne digitalizacije dokumenata bitno je i obuhvaćanje podataka s tih dokumenata. Prema iskustvima Mikrocopa, jednog od ponuđača rješenja za bespapirno poslovanje, poduzeća na taj način mogu prepoloviti troškove unosa u svoje informacijske sustave i ujedno smanjiti mogućnost grešaka.

U Abanci to pokazuju na primjeru informatizacije procesa obrade rješenja o ovrsi: „Kao Banka izvršiteljica rješenja o ovrsi svakodnevno smo se susretali s iznimno velikim brojem odluka koje je trebalo odmah nakon primitka ručno obraditi jer smo rješenja primali u papirnatom obliku. Informatizacija procesa donijela je velike uštede na troškovima ručnog unosa podataka te pohrane dokumenata.”

Veća učinkovitost poslovanja

Upravljanje dokumentima u papirnatom obliku teret je – traženje dokumenata dugotrajno je, njihovo dijeljenje između korisnika zahtjevno i zamorno, promjene nisu sljedive, a dokumenti se povremeno i izgube. Rad s elektroničkim dokumentima s druge strane omogućuje više od samog pregleda. Obuhvaća dijeljenje dokumenata između suradnika, njihovo uređivanje i komentiranje, trenutačno obavješćivanje o promjenama, pretraživanje sadržaja i opisnih podataka, pristupačnost bilo kada odasvud, osiguravanje cjelovitosti i vjerodostojnosti dokumenata, sljedivost uporabe te sprječavanje njihova gubitka. Upravo je upravljanje dokumentima uvjet za informatizaciju i moguću automatizaciju poslovnih procesa, što daje dodanu vrijednost poslovanju.

Za uporabu procesnih rješenja u poduzećima se odlučuju jer ona u pravilu pridonose većoj preglednosti poslovanja, boljem odazivu, pojednostavnjenoj suradnji i smanjenju operativnih i financijskih rizika. „Upravo su zato učinkovito korisničko iskustvo i brižno zajamčena zakonska usklađenost ključni čimbenici za izbor novog rješenja”, istaknuo je Klemen Novak, voditelj razvoja prodajnih programa u Mikrocopu.

Zajamčena usklađenost poslovanja

Poduzeća se u kontekstu usklađenosti bespapirnog poslovanja susreću s najmanje dva izazova: kako osigurati usklađenost zaštite osobnih podataka i kako odgovarajuće dugoročno čuvati dokumentaciju. Ključ uspješnog osiguranja usklađenosti poslovanja s uredbom GDPR jest u oblikovanju odgovarajućih procesa upravljanja osobnim podacima te uspostavi odgovornosti za njih. Poduzeća po tom pitanju često imaju problema, jer pod pritiskom tekućeg poslovanja ne uspijevaju uspostaviti cjelovit pregled nad svim osobnim podacima koje obrađuju.

Premda adekvatnost dugoročnog čuvanja dokumenata trenutačno nije tako vruća tema kao usklađenost s GDPR, poduzeća je nikako ne smiju zanemariti. Osiguranje dostupnosti dokumenata i sprječavanje njihova gubitka, očuvanje upotrebljivosti dokumenata, osiguranje cjelovitosti, to jest neokrnjenosti i nepromjenjivosti te autentičnosti dokumenata i njihove trajnosti temeljna su načela dugoročnog čuvanja koja moraju poštovati sva poduzeća.

„Poduzećima zato toplo preporučujem da razmisle o uporabi certificiranih rješenja za bespapirno poslovanje”, savjetuje Sanja Žaubi, ovlaštena osoba za zaštitu osobnih podataka (DPO) u Mikrocopu.

Ispunjavanje očekivanja

Premda su koristi bespapirnoga poslovanja nedvojbene, mi kao ponuđači tih rješenja ne možemo zajamčiti da će ih u poduzeću postići. Uvođenje rješenja za bespapirno poslovanje zahtijeva dosta promjena – organizacijskih, poslovnih, tehničkih, i ne manje važno, kulturnih. Bez aktivne suradnje naručitelja i njegove spremnosti na promjene možemo zaključiti da samo uvođenje rješenja neće značiti iskorištenost punog potencijala bespapirnog poslovanja.

„Digitalizacijom dokumenata na ulasku u poduzeće spriječili smo dotok papira u sve poslovne procese gdje god je to moguće. Tako sada većinu procesa provodimo u elektroničkom obliku i automatizirano. Time smo znatno povećali učinkovitost i optimizirali troškove poslovanja. Premda je bila riječ o kompleksnom i dugotrajnom projektu, zadovoljni smo postignutim. Uspjeh takva projekta u velikoj mjeri ovisi o jasno postavljenim ciljevima, širokoj potpori rukovodstva, o zaposlenicima uključenim u projekt i na kraju o izboru pravih partnera”, svoje iskustvo s prijelazom na bespapirno poslovanje opisali su Dijagnostičkom centru Bled.

Klemen Novak, voditelj razvoja prodajnih programa u Mikrocopu


Nazad

Postanite bespapirno poduzeće

Do bespapirnog poslovanja u Mikrocopu vodimo vas u četiri koraka: