Dobra praksa

Digitalizacija se ne dogodi sama od sebe

  07. 11. 2018

„Čim prije obuhvatiti ulazne dokumente i podatke, informatički poduprijeti poslovne procese i povezati ih sa drugim informacijskim sustavima, pri tome aktivno poticati i motivirati zaposlene da promjene svoje ponašanje“ recept je za uspješnu digitalizaciju koji je rekla direktorica poduzeća Mikrocop Simona Kogovšek.

U intervjuu sa Miranom Vargom, novinarom časopisa Finance, direktorica Mikrocopa pojašnjava kako se treba sa digitalizacijom poslovanja planski i aktivno baviti na svim razinama u firmi.

Konzalting tvrtka A.T. Kearney je u istraživanju Izvrsnost u digitalnoj transformaciji u regiji, u koju spada i Slovenija utvrdilo da tvrtke digitalizaciju uglavnom ne vide više kao prijetnju, već kao mogućnost za poslovanje, zaposlene i klijente. Da li je takav puls moguće vidjeti kod Vas i vaših stranaka?

U Mikrocopu možemo sa sigurnošću potvrditi da tvrtke upotrebljavaju alate za povećanje svoje konkurentnosti, poboljšanje učinkovitosti zaposlenih, brže prilagođavanje novim zahtjevima i očekivanjima tržišta, optimizaciju troškova i nikako ne najmanje važno - povećanje dobiti. Istodobno mogućnosti za poboljšanje je još na pretek. Po indeksu digitalizacije Slovenija se uvrstila malo ispod prosjeka Europske Unije, što znači da imamo na svim razinama poslovanja još puno izazova i posla kako bi iskoristili prednosti što ih donosi digitalizacija.

Primjećujemo da svoje poslovanje najuspješnije digitaliziraju tvrtke iz reguliranih djelatnosti, kao što su bankarstvo, financije i osiguranje, a ove godine veću potražnju primjećujemo također u zdravstvu.

Koje su inače najveće prepreke sa kojima se tvrtke susreću u praksi prilikom digitalizacije?

Najveća prepreka je povezana sa mijenjanjem organizacijske kulture. Veliki zalogaj je uvesti nova informacijska rješenja i digitalizirati poslovne procese, još veći izazov je promijeniti navike ljudi, obrazovati ih, motivirati za promjenu i podići njihovu digitalnu kompetenciju na veću razinu. Često su prepreka također nejasna očekivanja, koje promjene će donijeti digitalizacija i kakve konkretne koristi će od toga imati tvrtka. Zato je izuzetno važno oblikovati jasnu strategiju digitalizacije poslovanja i odrediti ciljeve koje tvrtka želi doseći.

Kako se tvrtke nose sa tim izazovima?

U praksi vidimo različite pristupe sa važnim zajedničkim nazivnikom. Budući da se kod digitalizacije radi o skupu međusobno prepletenih aktivnosti, koje sežu na različita područja i razine u tvrtki, zahtijevaju primjereno znanje i financijske izvore, većini tvrtki već to predstavlja veliko opterećenje koje teško sami prevladaju. Tvrtke se zbog toga često obrate iskusnim savjetnicima koji im pomažu oblikovati sveobuhvatan plan za digitalizaciju, istovremeno raspolažu sa stručnim znanjem i provjerenim iskustvom da mogu promjene i uvesti. U Mikrocopu primjećujemo da su kod digitalizacije uspješnije tvrtke koje su pristupile tim izazovima na način da poštuju različite vidike - pored optimizacije poslovanja također i osiguranje usklađenosti, kvalitetu i informacijsku sigurnost poslovanja.

Sve usluge i rješenja što ih nudimo strankama uvijek najprije interno uvedemo.

Koliko mogućnosti, što ih nudi digitalizacija poslovanja, iskoriste tvrtke?

Većina naših stranaka digitalizira papirnate dokumente već pri ulasku u tvrtku, na primjer u prijemnim pisarnicama ili uredima, ili omoguće neposredan obuhvat elektroničkih dokumenata u izvornim sustavima, kao što su ERP ili CRM. Rad sa elektroničkim dokumentima donese im prve koristi digitalizacije poslovanja, kao što su veća učinkovitost zaposlenih, lakši pristup i dostupnost dokumenata, manji operativni i financijski rizik i usklađenost sa zakonodavstvom. U pravilu slijedi korak digitalizacije poslovnih procesa. Neke stranke započnu najprije sa postupcima za podršku i svakodnevnim jednostavnim poslovima kao što su distribucija pošte ili likvidacija ulaznih računa, druge najprije digitaliziraju svoje ključne procese u kojima sudjeluju različiti nositelji i u pravilu uključuju samostalno odlučivanje temeljem poslovnih pravila. Opažamo, da svoje poslovanje najbrže digitaliziraju tvrtke iz reguliranih djelatnosti kao što su bankarstvo, financije i osiguranje, ove godine primjećujemo sve više potražnje također u zdravstvu.

Anketa o digitalizaciji u slovenskim tvrtkama, koju su ove godine provela poduzeća Comtrade i Housing, pokazala je, kako tvrtke teže prije svega poboljšanju poslovnih procesa i učinkovitijem radu zaposlenih, tek nakon toga većem zadovoljstvu stranaka. Kako ste u Vašoj tvrtki pristupili internoj digitalnoj preobrazbi?

Sve usluge i rješenja što ih nudimo klijentima, uvijek prvo interno uvedemo. U zadnje vrijeme smo se usredotočili na informatiziranje određenih poslovnih procesa sa novom generacijom rješenja za digitalno poslovanje - InDoc EDGE. Digitalizaciju procesa smo počeli promišljeno i postepeno, sa jasno određenom svrhom i ciljevima. Osim povećanja učinkovitosti poslovanja želimo doseći i pregled nad stanjem pojedinih procesa u svakom trenutku i posljedično utemeljiti donošenje poslovnih odluka sa podacima u realnom vremenu.

Kakav je Vaš recept za uspjeh u digitalnom svijetu?

Recept je na prvi pogled jednostavan: čim prije obuhvatiti ulazne dokumente i podatke, informatički poduprijeti poslovne procese i povezati ih sa drugim informatičkim sustavima, pri tome aktivno poticati i motivirati zaposlene da promjene svoje ponašanje.

Da li ste napravili i kakvu grešku?

Svako uvođenje promjena donosi rizik za greške, i na putu vlastite digitalne preobrazbe smo napravili nekoliko. Jedna od tih je bilo naivno očekivanje kako ćemo se digitalizirati sami od sebe nakon što smo odredili strategiju i donijeli poslovne odluke. Ubrzo se pokazalo, kako to pored svojih uobičajenih redovnih i projektnih obaveza nećemo uspjeti, zato smo za digitalizaciju vlastitog poslovanja odredili posebnu ekipu.

Koji će prioriteti biti u prvom planu u nadolazećim godinama na području digitalizacije poslovanja?

Slovenske tvrtke će se morati u nadolazećim godinama još brže odazvati na promjene koje diktira poslovno okruženje. Smatramo da će ključni prioriteti koji određuju dinamiku uvođenja promjena danas, ostati jednaki i sutra: osiguranje kvalitete usluga odnosno rješenja i odaziv na potrebe stranaka, povećanje učinkovitosti poslovanja, smanjenje rizika i osiguranje kvalitete i usklađenosti poslovanja.


Nazad

Postanite bespapirno poduzeće

Do bespapirnog poslovanja u Mikrocopu vodimo vas u četiri koraka: