Dobra praksa

5 koraka do uređenog arhiva dokumenata

  24. 04. 2019

Da li se susrećete sa manjkom prostora za arhiviranje dokumenata? Da li poslovnu dokumentaciju čuvate u uredima koji nisu sigurni od požara ili poplave? Tražite važan dokument, i u ormaru sa arhivima ga ne možete naći?

To su samo neki izazovi sa kojima se suočava svako poduzeće koje raspolaže većom količinom papirnate dokumentacije. Dodatna poteškoća se pojavi ako dokumentima pristupaju neovlaštene osobe ili zaposleni koji nisu stručno osposobljeni za upravljanje arhivom. Ako dokumenti sadrže i osobne podatke, uvid neovlaštene osobe predstavlja i kršenje uredbe GDPR i može prouzročiti poslovnu štetu.

Papirnata dokumentacija još uvijek raste

Budući da količina papirnate dokumentacije u poduzećima, unatoč rastu elektronskog poslovanja još uvijek raste, često se dogodi da dokumentacija premašuje arhivske prostore poduzeća. Kod izbora lokacije arhivskih prostora posebnu pozornost treba namijeniti lokaciji, koja mora biti sigurna pred naletom vode, primjereno udaljena od glavnih plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih instalacija te ložiona i dimovoda. U tim prostorima mora biti osiguran odgovarajući stupanj vlažnosti, primjerena temperatura i ograničena neposredna sunčeva svjetlost. Police za pohranjivanje dokumenata moraju biti primjereno udaljene od stropa, zidova ili poda.

Obzirom da podrumski ili poslovni prostori poduzeća uglavnom nisu namijenjeni i odgovarajuće opremljeni za pohranjivanje dokumenata, pravo rješenje može biti najam vanjskog arhivskog centra koji ispunjava uvjete sigurnog arhiviranja.

Kako se odvija uređivanje dokumenata u arhivskom centru?

 

Pohranjivanje dokumentacije u arhivskom centru osigurava sistemsku brigu nad dokumentima i jednostavan pregled i pristup do željene dokumentacije u svakom trenutku, a pri tome pristup dokumentima imaju samo ovlaštene osobe. Pored toga, čuva se neokrnjenost i autentičnost dokumenata, a zbog primjerenih uvjeta pohranjivanja dokumenti su postojani i na dugi rok.

Ako vam manjka odgovarajućeg prostora za arhiviranje dokumenata ili vaši zaposlenici nisu odgovarajuće osposobljeni za postupanje s dokumentima, možete brige prepustiti stručnjacima koji će vam olakšati posao i poslovanje. Za pomoć ili savjet, kako urediti arhivski prostor ili ako želite dokumentaciju prepustiti u vanjsku pohranu, stojimo vam na raspolaganju.

 

Miha Čebron, poslovni tehnolog u Mikrocopu


Nazad

Postanite bespapirno poduzeće

Do bespapirnog poslovanja u Mikrocopu vodimo vas u četiri koraka: