Digitalna rješenja InDoc EDGE

Procesna rješenja InDoc EDGE

Odgovorite na ključne izazove poslovanja procesnim rješenjima InDoc EDGE – od svakodnevnih jednostavnih poslova kao što su distribucija primljene pošte ili likvidacija ulaznih računa do zahtjevnijih poslova u kojima sudjeluju različiti nositelji i koji u pravilu uključuju automatsko odlučivanje na osnovi poslovnih pravila. Neka procesna rješenja već su vam dostupna u zadanom obliku, a ostala možete prema želji postaviti sami ili zajedno s nama.

Prijeđite na bespapirno poslovanje uz digitalna rješenja InDoc EDGE – uz njih smanjujete troškove, povećavate učinkovitost i osiguravate usklađenost poslovanja. Obratite nam se.

Klemen Novak, voditelj razvoja prodajnih programa u Mikrocopu

Koje vam koristi donose procesna rješenja InDoc EDGE?

digitalna platforma indoc edge

Dokazane metodologije, dobre prakse, stručno znanje i bogato iskustvo ugrađujemo u sva svoja rješenja.

  • Procesna rješenja pridonose većoj preglednosti i učinkovitosti vašeg poslovanja.
  • Poboljšanje upravljanja dokumentima pojednostavljuje suradnju i sprječava gubitak dokumenata
  • Pristup procesima i dokumentima omogućen je odasvud i bilo kad, s bilo kojeg uređaja
  • Uporaba procesnih rješenja InDoc EDGE smanjuje operativne rizike
  • Rješenja su potpuno u skladu s GDPR-om, zato se lakše možete usredotočiti na optimizaciju procesa
  • Platforma je certificirana kod Arhiva Republike Slovenije i osigurava pravnu usklađenost
  • Dokumenti imaju digitalni potpis i vremenski žig prema standardu RFC 6283 (XMLRS) za osiguravanje osnovnih načela čuvanja (dostupnosti, upotrebljivosti, cjelovitosti, autentičnosti i trajnosti)

Naručite demonstraciju rješenja uživo

 

Zadana procesna rješenja

Kad dokument uđe u procesno rješenje InDoc EDGE, procesom putuje automatski na osnovi određenih poslovnih pravila. Procesno rješenje možete jednostavno povezati s drugim informacijskim sustavima u svojem poduzeću i tako suradnicima omogućiti jedinstveno radno okruženje. Imate cjelovit pregled nad svim fazama procesa – uvijek znate u kojoj je dokument fazi i kod koga, ali i koja se procesna aktivnost trenutačno provodi, a sve navedeno zabilježeno je i u revizijskom tragu. Nakon provedbe predviđenih procesnih aktivnosti dokument na kraju arhivirano na sigurno u certificirani sustav e-pohrane, gdje vam je dostupan i kasnije, na klik.

U UniCredit Bank smo nadogradili sustav upravljanja dokumentima i poboljšali upravljanje ugovorima. U suradnji s Mikrocopom, našim dugogodišnjim partnerom, brzo, agilno i uspješno smo povećali učinkovitost upravljanja ključnim dokumentima.

UniCredit Banka Slovenija d.d.

Upravljanje primljenom i poslanom poštom

Tekuća provedba poslovnih procesa zahtijeva pravodobne i točne informacije. Budući da se količina dolazne pošte neprestano povećava, a ulazne točke su središnji registri ili urudžbeni uredi, dislocirane jedinice i različiti odjeli u poduzeću, ponekad je teško osigurati da je sva prispjela pošta odmah i bez grešaka proslijeđena pravim primateljima unutar poduzeća. A ako primljene dokumente odmah nakon primitka pretvorite u elektronički oblik, njihova je daljnja distribucija i obrada bitno brža, a sljedivost i pregled automatski su osigurani.
   

Brže dostavite dokumente primatelju

Brža distribucija dokumenata unutar poduzeća omogućuje vam učinkovitiju provedbu poslovnih procesa.

Smanjite materijalne troškove

Fotokopiranje dokumenata više nije potrebno, a manje je i izgubljenih ili spremljenih dokumenata što smanjuje troškove vašeg poslovanja.

Osigurajte revizijski trag

Sljedivost vam omogućuje pregled kod koga se nalazi pojedini dokument te tko mu može pristupiti, a time i veću sigurnost poslovanja.

Kako se provodi digitalizacija registra?
  1. Sve ulazne dokumente koji su ključni za poslovanje digitaliziramo pri ulasku u vaše poduzeće. Pritom osiguravamo i obuhvat dokumenata koji dolaze telefaksom, e-poštom, putem različitih internetskih mjesta i usluga e-poslovanja ili putem sustava elektroničke razmjene dokumenata.
  2. Zatim obuhvaćamo podatke iz dokumenata, klasificiramo dokumente te ih automatizirano šaljemo odgovarajućim primateljima u poduzeću.
  3. Sad su vam svi primljeni dokumenti dostupni u elektroničkom obliku, a na kraju pohranjeni na sigurnome u certificiranom sustavu e-pohrane.

Možete birati između toga da:

  • poštu preuzimate i skenirate sami – kod vas ćemo uspostaviti mjesto za obuhvat za digitalizaciju primljene pošte koja se zatim zajedno s elektronički obuhvaćenim pošiljkama prikuplja na jednom mjestu u rješenju InDoc EDGE, a od tamo svoj put nastavlja elektronički
  • svoju poštu preusmjerite na našu adresu, a sami primite elektroničku kopiju – prema iskustvima pošiljka na taj način brže i uz manje troškove stiže do primatelja (preporučujemo poduzećima s većom količinom ulaznih dokumenata, posebno ako je riječ o velikim količinama istovrsnih dokumenata koji su pogodni za strojni obuhvat podataka)
Potpora primljenoj pošti

Uz procesno rješenje InDoc EDGE već prema zadanim postavkama možete:

  • obuhvaćati svu poštu na jedinstvenom elektroničkom kanalu
  • klasificirati poštu s obzirom na vrstu dokumenta
  • distribuirati poštu jednom ili više primatelja
  • odrediti nositelja pošte i obavijestiti ga o primitku
  • proslijediti poštu za informaciju ostalim korisnicima
  • omogućiti uvid u originalni oblik pošte
  • odbiti poštu ako nositelj nije pravi te je ponovo dodijeliti odgovarajućem nositelju
  • ovlastiti zaposlenike za pregled primljene pošte
  • pregledavati popis svih primljenih pošiljaka (djelovodnik primljene pošte)

Uz procesno rješenje InDoc EDGE možete i:

  • dodjeljivati i pratiti zadatke iz pošte
  • odrediti jednog ili više izvođača zadataka
  • odrediti rokove za provedbu i potvrdu zadatka
  • opomenuti korisnika ako kasni s provedbom zadatka
  • pratiti i nadzirati provedbu zadataka
  • iskoristiti naprednu OCR tehnologiju za automatizaciju obuhvata i klasifikaciju primljene pošte
Potpora poslanoj pošti

Uz procesno rješenje InDoc EDGE možete podupirati i evidentiranje, obavješćivanje i arhiviranje poslane pošte bez obzira na distribucijski kanal (pošta, elektronička pošta, telefaks). Prema zadanim postavkama možete:

  • odrediti autora izlazne pošte
  • odrediti jednog ili više potpisnika
  • postaviti automatsko obavješćivanje autora i potpisnika o zabilježenoj i poslanoj izlaznoj pošti
  • postaviti automatsko obavješćivanje odabranih suradnika o zabilježenoj i poslanoj izlaznoj pošti
  • postaviti automatsko spremanje izlazne e-pošte iz unaprijed definiranog poštanskog sandučića
  • ovlastiti zaposlenike za pregled izlazne pošte
  • pregledavati popis svih poslanih pošiljaka (djelovodnik izlazne pošte)

Potvrđivanje / likvidacija računa

Proces potvrđivanja odnosno likvidacije primljenih računa često još teče na klasičan način – primljeni računi putuju među odjelima i/ili zaposlenicima, podaci iz dokumenata ručno se upisuju u različite evidencije, a dokumenti se čuvaju na papiru. Mnogo vremena izdvaja se za upravljanje, distribuciju i razmjenu dokumenata, traženje povezanih dokumenata kao što su zahtjevi za nabavu, narudžbenice i ugovori te za organizaciju i arhiviranje dokumenata. Pritom nastaje nepregledan broj kopija, a nad dokumentima je teško uspostaviti odgovarajući nadzor što uzrokuje dodatne zastoje u procesu. Primjena procesnog rješenja InDoc EDGE tako može donijeti mnogobrojne koristi:
   

Bolje upravljate potvrđivanjem računa

Bespapirno upravljanje primljenim računima omogućuje vam brzo, kontrolirano i jeftinije upravljanje procesom potvrđivanja.

Povećavate učinkovitost poslovanja

Osigurana dostupnost računa i povezanih dokumenata svim koji ih trebaju znatno utječe na učinkovitost provedbe procesa.

Iskorištavate dodatne rabate

Pravodobno plaćanje računa omogućuje vam iskorištavanje dodatnih rabata koje u slučaju kašnjenja s plaćanjem ne dobivate.

Uspostavljate nadzor i sljedivost

U svakom trenutnu znate kod koga se račun nalazi i u kojoj je fazi potvrđivanja, a sljedivost omogućuje i optimizaciju procesa.

Smanjujete broj grešaka

Račune s greškama, na primjer s nedostatkom poreznog broja, u pravilu otkrivate već na početku procesa, a ne tek u fazi knjiženja.

Smanjujete troškove poslovanja

Budući da dokumente čuvate u sigurnom i certificiranom sustavu e-pohrane, troškovi arhiviranja su niži nego što bi inače bili.


Procesno rješenje InDoc EDGE podupire zahvaćanje odnosno uvoz, potvrđivanje i odgovarajuću dugoročnu pohranu primljenih računa bez obzira na njihov izvorni pojavni oblik – papirnati ili elektronički. Njime već prema zadanim postavkama možete:

  • jednostavno uvoziti račune (uključujući automatski uvoz i raspoznavanje XML e-računa prema standardu)
  • dizajnirati postupak višerazinskog potvrđivanja primljenih računa kojim možete upravljati poslovnim pravilima
  • proširiti pojedine razine potvrđivanja na više potvrditelja ako je to potrebno
  • upotrebljavati jednostavan kalkulator za provedbu podjele troškova
  • dodati podsjetnik na približavanje roka dospijeća plaćanja računa koji još niste potvrdili
  • uspostaviti povezivanje računa s narudžbom i dostavnicom
  • priložiti druge dokumente prema želji za primjerenije obrazloženje nabave
  • odbiti račun putem interneta s mogućnošću slanja odbijenice e-poštom ili običnom poštom
  • provjeriti pravilnost računa i potvrđivanja u računovodstvu
  • pregledati transparentnu povijest napomena i uputa svih uključenih potvrditelja računa
  • uspostaviti vezu sa šifrantom partnera u svojem poslovno-informacijskom sustavu
  • omogućiti dostupnost računa izravno iz svojeg poslovno-informacijskog sustava
  • pripremiti podatke o računu za njihov jednostavan uvoz u poslovno-informacijski sustav za potrebe računovodstvenog evidentiranja

 

Upravljanje ugovorima

Iako poduzeća velik broj poslovnih transakcija uređuju ugovorima, ali su neka prilikom praćenja ugovora suzdržana. Obično ih nakon regulacije poslovnog odnosa spreme u mape i odlože u ormar, a zatim na njih zaborave... Dok se ne nađu u situaciji da moraju provjeriti pridržavaju li se svi upleteni poslovnog dogovora. Jesu li već zakasnili s pružanjem određene usluge? Ili možda baš suprotno – koliko je visoka ugovorna kazna ako partner zakasni s izvedbom?

Možete izbjeći spomenute situacije ako digitalizirate ugovorni proces. Procesno rješenje InDoc EDGE omogućuje elektroničko upravljanje vašim ugovorima i učinkovit nadzor nad cijelim njihovim životnim ciklusom, od nastanka, održavanja i distribucije do njihove elektroničke pohrane na sigurno.

Dokument možete jednostavno kreirati uporabom standardiziranih obrazaca. Osigurana je mogućnost povezivanja s različitim zbirkama podataka, na primjer sa šifrantima partnera, robnih marki i grupa i slično, zato ne trebate sve podatke unositi ručno. Imate cjelovit pregled nad dokumentima, a pristupate im brzo i jednostavno. Pristup dokumentima omogućen je samo ovlaštenim korisnicima, a o provedenim aktivnostima u procesu vodi se revizijski trag.

Zadane mogućnosti procesnog rješenja InDoc EDGE:

  • središnja evidencija ugovora s obzirom na tip ugovora
  • određivanje skrbnika ugovora koji nadzire životni ciklus ugovora (produljenje i prestanak važenja, određivanje pravila na ugovor ostalim korisnicima, povezivanje ugovora s aneksom i slično)
  • automatsko obavješćivanje skrbnika ugovora o skorom isteku valjanosti ugovora
  • ovlašćivanje korisnika za uvid u ugovor
  • povezivanje ugovora s aneksima
  • integracija s vašim šifrantom partnera

Upravljanje putnim nalozima

Ako vaši zaposlenici svoj posao povremeno obavljaju na terenu, vjerojatno se bavite i putnim nalozima. Uspijevate li ih uvijek pripremiti pravodobno i pravilno? Sigurno znate da greške u popunjavanju putnih naloga mogu dovesti i do nepopularnih poreznih mjera odnosno kazni.

Informatizacijom procesa upravljanja putnim nalozima pojednostavit ćete si pregled i nadzor nad službenim odsutnostima svojih suradnika.

Procesno rješenje InDoc EDGE omogućuje upravo to – jednostavno slanje zahtjeva za službenu odsutnost, bilježenje troškova koji su nastali na službenom putu te prosljeđivanje tih podataka službi za obračun.

Procesno rješenje InDoc EDGE prema zadanim postavkama omogućuje da:

  • evidentirate službena putovanja
  • uspostavite vezu sa šifrantom partnera u svojem poslovno-informacijskom sustavu
  • odobrite službenu odsutnost u ulozi voditelja zaposlenika
  • unesete nastale troškove službene odsutnosti (na primjer naknadu za parking, reprezentaciju i ostale troškove)
  • priložite dodatne priloge koji dokazuju sudjelovanje na poslovnom putovanju
  • upoznate suradnike s obračunom na poslovnom putovanju
  • imate popis svih službenih putovanja na jednom mjestu – za zaposlenika i njegova voditelja

Komplet mogućnosti možete nadograditi dodatnim funkcijama:

  • automatski upis službenog putovanja u kalendar zaposlenika
  • automatski upis službenog putovanja u poslovno-informacijski sustav za evidenciju radnog vremena

Odobravanje odsutnosti s posla

Pomoću procesnog rješenja InDoc EDGE možete jednostavno evidentirati i potvrđivati odsutnosti s posla. Time ćete dobiti cjelovit pregled nad planiranim i proteklim odsutnostima zaposlenika te izbjeći zamorno traženje informacija po raspršenim evidencijama.

S planiranim odsutnostima možete jednostavno upoznati suradnike odsutnog zaposlenika u organizacijskoj jedinici ili projektnoj ekipi i time omogućiti pravodobnu preraspodjelu radnih obveza. Vaše poslovanje zato će biti učinkovitije.

Uz procesno rješenje InDoc EDGE već prema zadanim postavkama možete:

  • jednostavno evidentirati odsutnost suradnika
  • odobriti službenu odsutnost kao voditelj zaposlenika ili dodatni potvrditelj (na primjer voditelj projekta)
  • primiti podsjetnik o planiranoj odsutnosti zaposlenika i s njom upoznati odjel ili projektnu ekipu
  • pregledavati sve odsutnosti zaposlenika i njihovih voditelja na jednom mjestu

Navedene zadane mogućnosti možete nadopuniti dodatnim funkcijama:

  • automatski upis odsutnosti zaposlenika u njegov kalendar
  • automatsko uključivanje automatskih elektroničkih poruka u Microsoft Outlooku odsutnog suradnika
  • automatski upis odsutnosti u vaš sustav za evidenciju radnog vremena zaposlenih

Određivanje i upravljanje prekovremenim radom

Znate li koliko prekovremenih sati odrađuju vaši suradnici? Pratite li razloge za prekovremeni rad? Želite li regulirati prekovremeni rad?

Uz procesno rješenje InDoc EDGE dobivate središnju i jedinstvenu evidenciju sveg obavljenog prekovremenog rada u svojem poduzeću. Osigurajte si lakši pregled te pravnu usklađenost vođenja određivanja prekovremenog rada.

Procesno rješenje InDoc EDGE vam omogućuje:

  • evidentiranje prekovremenog rada (zaposlenik)
  • određivanje prekovremenog rada (voditelj)
  • obavješćivanje suradnika o odobrenom prekovremenom radu
  • pregled središnje evidencije odrađenog prekovremenog rada svih zaposlenika

Obavješćivanje suradnika okružnicama

Obavješćivanje zaposlenika zahtjevan je zadatak u svakom poduzeću – česti su izgovori da nisu bili upoznati s informacijama. Većinom je vjerojatno riječ o posve banalnim, brzo rješivim predmetima, no povremeno takva neinformiranost može imati i poslovne posljedice. Zato je važno da osigurate što bolju obaviještenost svojih suradnika.

Procesno rješenje InDoc EDGE omogućuje da zaposlenike upoznajete sa svim ključnim informacijama za učinkovit rad putem jedinstvenog kanala za slanje informacija, a ne više putem e-pošte.

Procesno rješenje InDoc EDGE prema zadanim postavkama nudi vam:

  • jednostavno kreiranje i evidentiranje okružnica
  • pregled i potvrdu od strane autora okružnica
  • mogućnost dodavanja mišljenja te pregledavanja okružnica od strane ostalih sudionika njihove pripreme
  • slanje okružnica pojedinim zaposlenicima, jednoj ili više organizacijskih jedinica ili svim zaposlenicima
  • pregled upoznatosti primatelja s okružnicom (pojedini primatelji moraju potvrditi upoznatost)
  • pregled reakcija i komentara zaposlenika za svaku okružnicu
  • središnju evidenciju i arhiv svih poslanih okružnica te pripadajućih priloga

Upravljanje odlukama

Ako povremeno imate problema s preglednošću odluka rukovodstva, pozivamo vas na pregled namjenskog procesnog rješenja InDoc EDGE za upravljanje odlukama. Njime vam osiguravamo potporu prilikom pripreme, evidentiranja, praćenja i upravljanja odlukama rukovodstva poduzeća.

Priprema odluka provodi se na usporediv način s načinom na koji ste vjerojatno danas navikli uporabom popularnih uredskih alata. U određenoj mjeri olakšava pripremu jer vam omogućuje da u proces uključite sve sudionike koji su odgovorni za pripremu, pregled i potvrđivanje primjerenosti sadržaja.

Zadane mogućnosti procesnog rješenja InDoc EDGE:

  • jedinstveno mjesto za zajedničku pripremu odluka
  • zajedničko mjesto za čuvanje aktualnih prijedloga
  • mogućnost sudjelovanja različitih zaposlenika u pripremi odluke, uključujući pregled i potvrđivanje sadržaja od strane pravne službe i ostalih odgovornih organizacijskih jedinica
  • prilagodljiv postupak višerazinskog potvrđivanja
  • upoznavanje primatelja sa sadržajem odluke
  • ovlašćivanje zaposlenika za pregled odluka
  • jedinstveni popis važećih i nevažećih odluka

Uz procesno rješenje InDoc EDGE dodatno možete:

  • dodjeljivati i pratiti zadatke iz odluka
  • odrediti jednog ili više izvođača zadataka
  • odrediti rokove za provedbu i potvrdu zadatka
  • opomenuti korisnika ako kasni s provedbom
  • pratiti i nadzirati provedbu zadataka

Upravljanje internim aktima

Priprema i upravljanje internim aktima poduzeća u brzo promjenjivim uvjetima na tržištu i/ili u zakonskim zahtjevima mogu postati naporni i ne baš najučinkovitiji. Zato vam nudimo procesno rješenje InDoc EDGE, namjensko dizajnirano za upravljanje internim aktima, kojim ćete dobiti jedinstveno mjesto za suradnju, pripremu i pregled primjerenosti te potvrđivanje njihova sadržaja. Omogućujemo vam nadzor nad cijelim životnim ciklusom internih akata – od pripreme i nastanka, evidentiranja, praćenja i vođenja do sigurne elektroničke pohrane.

Priprema odluka provodi se na usporediv način s načinom na koji ste vjerojatno danas navikli, a u određenoj vam je mjeri i olakšava jer u proces možete uključiti sve sudionike koji su odgovorni za pripremu, pregled i potvrđivanje primjerenosti sadržaja.

Uz procesno rješenje InDoc EDGE prema zadanim postavkama možete:

  • upotrebljavati zajedničko mjesto za čuvanje aktualnih prijedloga pravilnika, uputa, obrazaca i ostalih dokumenata
  • na pregled i potvrđivanje sadržaja pozvati pravnu službu i ostale odgovorne organizacijske jedinice
  • odrediti skrbnika koji kontrolira životni ciklus akta (godišnji pregled primjerenosti, produljenje i prestanak valjanosti, povezivanje s ostalim internim aktima i slično)
  • zabilježiti komentare o godišnjem pregledu, mogućim utvrđenim nepravilnostima i odgovarajućim korekcijama
  • uspostaviti postupak višerazinskog potvrđivanja internih akata
  • upoznati suradnike s objavom novog ili izmijenjenog internog akta
  • osigurati jedinstveno mjesto čuvanja važećih internih akata svojeg poduzeća
  • postaviti automatsko obavješćivanje skrbnika internog akta o skorom godišnjem pregledu usklađenosti sadržaja i/ili skorom isteku valjanosti internog akta
  • premjestiti nevažeće interne akte u arhiv te osigurati pristup samo ovlaštenim osobama
  • spriječiti uporabu starih nevažećih verzija internih akata od strane vaših suradnika

Procesna rješenja krojena po vašoj mjeri

Platforma InDoc EDGE spaja kapacitete sustava upravljanja dokumentima (DMS), poslovnim procesima (BPM) i elektroničkom pohranom (RMS). Uz procesna rješenja na toj platformi možete odgovoriti na ključne izazove poslovanja – od svakodnevnih jednostavnih poslova kao što su zadano poduprta distribucija pošte ili likvidacija ulaznih računa do zahtjevnijih poslova u kojima sudjeluju različiti nositelji i koji u pravilu uključuju automatsko odlučivanje na osnovi poslovnih pravila.

Mogućnosti platforme InDoc EDGE možete iskoristiti za razvoj svojih, novih i potpuno po svojoj mjeri izrađenih procesnih rješenja, u cijelosti prilagođenih vašim poslovnim potrebama. Nova procesna rješenja putem API sučelja možete povezati sa svojim postojećim informacijskim sustavima, a razvoj namjenskih rješenja i integracija možete povjeriti i nama.

Želite li isprobati rješenja InDoc EDGE i iskoristiti prilike koje donosi digitalizacija?

Obratite nam se

Postanite bespapirno poduzeće

Do bespapirnog poslovanja u Mikrocopu vodimo vas u četiri koraka: